Warum KI im Wissensmanagement?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, enormes Wissen zu speichern, zu organisieren und zugänglich zu machen. Traditionelle Lösungen stoßen hier oft an ihre Grenzen. KI-gestützte Systeme, wie  „Chat with your documents“ ermöglichen:

  • Automatische Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten
  • Personalisierte Such- und Empfehlungssysteme für relevante Informationen
  • KI-gestützte Chatbots zur Beantwortung interner Anfragen
  • Nahtlose Integration in bestehende Kommunikationssysteme (z. B. Microsoft Teams)

 IT-Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit von sensiblen Unternehmensdaten ist essenziell. KI-Wissensmanagementsysteme müssen Datenschutz und Compliance Regelungen einhalten, indem sie Zugriffsrechte steuern, Datenverschlüsselung gewährleisten und sichergestellt wird, dass keine sensiblen Informationen unbeabsichtigt extern verarbeitet oder gespeichert werden.

Zudem kann das Hosting flexibel gestaltet werden:

  • Cloud-Lösungen für maximale Skalierbarkeit und Flexibilität ohne eigene Hardware-Anschaffung und Betrieb
  • On-Premises-Hosting, falls höhere Sicherheitsanforderungen bestehen

Integration in bestehende Unternehmensprozesse

KI kann Wissen gezielt dorthin liefern, wo es gebraucht wird. Besonders effektiv sind:

  • Schnittstellen zu E-Mails und Kollaborationstools wie Microsoft 365 oder Slack
  • Automatisierte Workflows, die Wissen auf Basis von Mitarbeiterrollen und Projekten vorschlagen
  • Intelligente Informations- und Assistenzsysteme, die Wissen effizienter erfassen, organisieren und verbreiten

Mehrwert für Ihr Unternehmen – extern als auch intern

  • Erhöhte Effizienz durch schnelle und gezielte Bereitstellung von Informationen
  • Deutliche Entlastung der Mitarbeiter bei Routineaufgaben und Recherche
  • Intuitive Bedienung, die den Einstieg in KI-Anwendungen erleichtert
  • Verbesserte externe Kommunikation durch schnelle, präzise Antworten an Kunden und Partner

Fazit: KI-basiertes Wissensmanagement verbessert den Zugriff auf unternehmensrelevante Informationen, reduziert Suchzeiten und optimiert Entscheidungsprozesse.

 

KI-gestützte Telefon- und Chatbots: Automatisierte Kommunikation für bessere Effizienz

KI-gestützte Telefon- und Chatbots: Automatisierte Kommunikation für bessere Effizienz

Digitale Assistenten sind längst nicht mehr nur einfache Antwortroboter – moderne KI-gestützte Telefon- und Chatbots optimieren interne und externe Kommunikationsprozesse, automatisieren Abläufe und entlasten Mitarbeitende. Solche Lösungen zeigen, wie Unternehmen von dieser Technologie profitieren können.

Vorteile von KI in der Unternehmenskommunikation

Moderne KI-Chatbots und Telefonassistenten bieten zahlreiche Vorteile:

  • Automatisierte Bearbeitung von Anfragen per Chat und Telefon
  • Direkte Verknüpfung mit Wissensdatenbanken, um relevante Informationen bereitzustellen
  • Sprachverarbeitung für natürliche Dialoge, auch bei komplexen Anfragen. Auch Dialekte oder andere Sprachen bilden keine Hürden mehr.
  • Nahtlose Übergabe an Mitarbeitende, wenn eine KI nicht weiterhelfen kann

Integration in bestehende Systeme

Damit KI-Assistenten effektiv arbeiten, müssen sie sich in bestehende Infrastrukturen einfügen. Wichtige Aspekte sind:

  • Anbindung an Telefonanlagen für interaktive Sprachdialoge
  • Verknüpfung mit CRM- und ERP-Systemen für personalisierte Kunden- und Mitarbeiterinteraktionen
  • Automatisierung von Workflows, z. B. bei Terminvereinbarungen oder Support-Tickets

Herausforderungen: Mehrdeutige und uneindeutige Fragen

Eine der größten Herausforderungen für KI-Chatbots ist die Verarbeitung von unklaren oder mehrdeutigen Fragen. Durch kontinuierliche Verbesserung der Inhalte sowie einem „Human-in-the-Loop“ Ansatz kann eine hohe Servicequalität erreicht werden.

  • Fragen im Kontext analysieren und nach Rückfragen präzisieren
  • Mitarbeitende automatisch hinzuziehen, wenn KI keine eindeutige Antwort liefern kann
  • Iterative Verbesserung von Szenarien, durch Erkenntnisgewinne aus Praxisdaten

IT-Sicherheit und Datenschutz

Wie beim Wissensmanagement ist auch hier eine sichere Verarbeitung sensibler Daten wichtig. KI-basierte Telefon- und Chatbots sollten nach ISO 27001 und C5-Standards zertifiziert sein und in einer sicheren Cloud betrieben werden.

Fazit: KI-gestützte Telefon- und Chatbots verbessern nicht nur die Kundenkommunikation, sondern optimieren auch interne Prozesse und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.

 

Weiter Informationen finden Sie hier. Die Unternehmen hatten bei unserem Webinar am 25. Februar 2025 zu „KI-basiertes Wissensmanagement und Telefon & Chatbot Assistenten – Know-How Sicherung in Unternehmen“ einen Vortrag beigesteuert.