In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, Wissen effizient zu verwalten, Fachkräfte optimal einzusetzen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert den Verwaltungsaufwand, sorgt für eine bessere Auffindbarkeit von Informationen und hilft, den Wissenstransfer im Unternehmen zu sichern. Doch worauf sollten KMU achten, wenn sie ein DMS einführen?
Nachhaltigkeit
Ein papierloses Büro ist nicht nur ein Trend, sondern ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit. Unternehmen, die ein DMS nutzen, können ihren Papierverbrauch reduzieren. Je nach Unternehmensgröße und Dokumentenvolumen kann das Einsparpotenzial mehrere Tausend Seiten Papier pro Jahr betragen. Neben der Schonung von Ressourcen reduzieren sich auch Kosten für Drucker, Toner und Archivierung.
Nutzerfreundlichkeit
Moderne DMS-Lösungen sind darauf ausgelegt, intuitiv bedienbar zu sein. Je nach technischer Affinität der Mitarbeiter können viele Systeme ohne externe Hilfe konfiguriert werden. Formulare mit Pflichtfeldern sorgen dafür, dass Prozesse nur dann weiterlaufen, wenn alle erforderlichen Daten eingetragen wurden – beispielsweise beim digitalen Personalfragebogen. Zudem ermöglichen DMS automatische Prozesse und KI-gestützte Texterkennung, die Zeitersparnis und Fehlervermeidung mit sich bringen.
Integration
Ein DMS kann eigenständig genutzt oder in bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Software integriert werden. Je nach Unternehmensstruktur dauert die Einführung einer Basisversion zwischen fünf und zehn Arbeitstagen, der gesamte Prozess kann sich über drei bis sechs Monate erstrecken. Zusätzliche Schnittstellen, etwa zu DATEV, können einmalig integriert werden, ohne laufende Zusatzkosten zu verursachen. Zudem können externe Zugänge für Kunden eingerichtet werden, um eine digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Kosten
Die Einstiegskosten für die Einführung eines DMS in der Basisvariante kostet in der Regel rund 5.000 Euro. Die laufenden Kosten variieren je nach Software, einer einstelligen Benutzerzahl und Zugriffsrechten zwischen 300 und 600 Euro pro Monat. Komplexere Systeme mit über 100 Softwarenutzern sind hier entsprechend teurer. Angesichts der Tatsache, dass bereits eine Hilfskraft, die Dokumente scannt und archiviert, monatlich mehrere hundert Euro kostet, kann sich die Investition in ein DMS langfristig rechnen, indem Prozesse effizienter gestaltet und Mitarbeiterressourcen besser genutzt werden.
Recht und Datenschutz
Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfordern eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Zudem müssen Unternehmen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten, insbesondere wenn es um personenbezogene Daten geht. Moderne DMS bieten Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu erleichtern.
Fazit
Ein Dokumentenmanagement-System kann KMU dabei helfen, Wissen im Unternehmen zu sichern, mit weniger Fachkräften effizient zu arbeiten und langfristig Kosten zu senken. Die Investition in ein DMS zahlt sich nicht nur durch Zeitersparnis und Automatisierung aus, sondern unterstützt auch die nachhaltige und gesetzeskonforme Verwaltung von Dokumenten. Unternehmen, die sich mit der Einführung eines DMS befassen, sollten prüfen, welche Anforderungen sie haben und welche Lösung sich am besten in ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.
Weiter Informationen finden Sie hier. Die Unternehmen hatten bei unserem Webinar am 20. Februar 2025 zu Dokumentenmanagementsoftware einen Vortrag beigesteuert.
