Personalabteilungen haben bei der Digitalisierung laut einer Studie des Job-Portals Indeed Nachholbedarf. Dabei gibt es zahlreiche Software-Anwendungen, die mit Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen Personalverantwortliche bei ihrer Arbeit unterstützen sowie Prozesse einfacher, transparenter und nachvollziehbarer machen. „Das reicht von Zeiterfassung bis zum Bewerber-Management“, weiß Ronald Smutny, der bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken für das Thema Fachkräftesicherung zuständig ist. Hier einige Beispiele von Firmen aus der Region.

Die Greple GmbH in Fürth hat gleich zwei Lösungen, die Unternehmen helfen sollen, herauszufinden, wie gut ein Bewerber in die Organisation passt und welche Entwicklungspotenziale eine Person mitbringt. „Wir untersuchen dabei sowohl die Kompetenz und Qualifikation aber auch Soft Skills und Persönlichkeit“, erläutert Michael Plentinger. „Digitale Eignungsdiagnostik“ nennt der Geschäftsführer dies: „Greple analysiert auf Basis Künstlicher Intelligenz Daten, um unsere Arbeitswelt zu einem faireren Ort zu machen.“

Die Fürther bieten eine sogenannte Kompetenz-Ontologie, die errechnet, wie groß der Aufwand ist, um eine Person in ein neues Kompetenzfeld einzuarbeiten. Zum Einsatz kommt das Programm beispielsweise bei Transfergesellschaften, in denen Beschäftigte weiter qualifiziert werden sollen, für Personen, die aufgrund von Einschränkungen umgeschult werden müssen, sowie für Unternehmen, die bei Umstrukturierungen Stellen umbesetzen wollen. „Wir helfen den Personalern mit Künstlicher Intelligenz, das Potenzial der Menschen zu erkennen“, erklärt der Greple-Chef. Dazu analysiert die IT-Firma täglich fast 400 Mio. Forschungsberichte, über 100 Mio. Stellenanzeigen, Social-Media-Profile und Kompetenzdatenbanken. Daraus errechnet es mit dem individuellen Kompetenzprofil einer Person, welche Karrierepotenziale für sie möglich wären. „Damit hat der Berater die Möglichkeit, über den Tellerrand zu schauen und neue Wege aufzuzeigen“, so Plentinger.

Eine andere Anwendung analysiert die persönliche Eignung eines Bewerbers für ein Team oder einen Job. In einem textbasierten Assessment untersucht die Software, wie resilient oder gewissenhaft eine Person ist, welchen Führungsstil sie hat oder wie wichtig ihr Werte wie Sicherheit und Macht sind. „Wir werten dazu über 100 Aspekte aus, beispielsweise wie emotional, sachlich oder wie positiv der Text geschrieben ist, ob Anglizismen verwendet werden und Ähnliches“, sagt der Geschäftsführer. Es genüge schon ein Text mit etwa 150 Wörtern und ein Multiple-Choice-Test, um zu erkennen, wie gut eine Person zu dem Unternehmen passt. Die Auswertung der Daten findet ausschließlich auf eigenen Servern in Deutschland statt. „Die Datensicherheit ist also zu 100 Prozent gewährleistet, das hat auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht bestätigt“, sagt Michael Plentinger. Zu den Kunden des Fürther Unternehmens, bei dem heute etwa zehn Beschäftigte arbeiten, gehören mittelständische Unternehmen ebenso wie einige Dax-30-Konzerne. Für die Zukunft will Greple die Software, die bisher in Deutsch und Englisch zur Verfügung steht, in weiteren Sprachen anbieten.

Eine Lösung für die Personalentwicklung hat die Matchmanao GmbH in Fürth im Angebot. Die Software soll nach Firmenangaben junge Talente und Führungskräfte – einzeln oder im Team – fördern und die achtsame Zusammenarbeit stärken. „Unsere Software analysiert und kombiniert Persönlichkeiten, Rollen, Werte und Arbeitsweisen von Menschen. Das hilft Teams in Unternehmen dabei, ihre Dynamik zu verstehen und bewusst zu verändern“, erklärt Geschäftsführer Urs Merkel. Damit wolle man für mehr Zufriedenheit in der Arbeitswelt sorgen. Um das Tool zu nutzen, erstellt die Führungskraft oder ein Team-Teilnehmer ein Matchmanao-Konto und lädt die Team-Mitglieder ein. Diese erhalten dann einen Fragebogen zur Analyse der weichen Faktoren, mit dem sie eine Selbstanalyse durchführen können. „Denn man muss sich zunächst selbst verstehen, bevor man andere verstehen kann“, sagt Merkel.

Bei dem Test werden Module wie Persönlichkeit, Wertesystem, Rolle im Team, Arbeitsweise, Kommunikation und Motivation mit maschinellem Lernen anhand von wissenschaftlichen Modellen ausgewertet. Die Teilnehmer bekommen eine Einzelanalyse sowie Handlungsempfehlungen. Die nächste Stufe ist dann eine Teamanalyse. Die Daten, die als Grafiken und Text vorliegen, sind dabei pseudonymisiert: „Jeder Teilnehmer hat die Kontrolle darüber, was er teilen will“, erklärt Merkel. Nur wenn alle Teilnehmer zustimmen, wird eine transparente Variante freigeschaltet, mit der das Team gemeinsam arbeiten kann.

Für die Zukunft will das Unternehmen mit seinen derzeit sechs Beschäftigten die Software weiter entwickeln, sodass sie auch für Organisationsentwickler nutzbar ist. „Dazu sind weitere Analysen notwendig, wie beispielsweise Zufriedenheit oder Teamzusammenhalt“, so Merkel. Weitere Bausteine wie Recruiting oder Projektteam-Zusammenstellung sind in der Planung. Damit soll genau ein Profil erstellt werden können, welche Mitglieder in einem Team gebraucht werden.

Eine Software für flexible Personaleinsatzplanung im Schichtbetrieb hat die Hawk Intelligent Technologies GmbH in Neustadt an der Aisch im Programm. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz soll die Schichtplanung einfacher, schneller und transparenter werden.

„Getaiplan“ berücksichtigt dabei verschiedene Auswahlkriterien, unter anderem die Qualifikationen der Beschäftigten, deren Verfügbarkeit oder die vorgesehenen Schichtrhythmen. „In wenigen Minuten lassen sich damit die Mitarbeiter bis zu ein Jahr im Voraus einplanen“, sagt Geschäftsführer Per Kaminsky. Die webbasierte Lösung wird als „Software as a Service“ angeboten und kann über jeden Browser aufgerufen werden. „Dafür ist keinerlei Installationsaufwand nötig“, so der Firmenchef. Die Vorarbeiten für die Einstellungen dauern je nach Unternehmensgröße von einigen Stunden bis zu etwa drei Mann-Tagen. Die Anwender werden dabei über Vorlagen geführt und assistiert. Außerdem sind Beratungen und Schulungen im Service integriert.

Die Software soll für Transparenz in den Betrieben sorgen: Alle Berechtigten können auf die gleichen aktuellen Informationen direkt zugreifen. Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, in einer App die Daten einzusehen, die sie betreffen – etwa den Überblick über ihre Einsatzzeiten oder welche Kollegen mit in der Schicht sind. Außerdem ist es möglich, über die Handy-Anwendung beispielsweise auch Urlaubstage zu beantragen  oder Abwesenheitszeiten einzutragen.

Die Software eignet sich vor allem für große und mittlere Unternehmen, speziell aus der Industrie: „Für Unternehmen ab 100 Mitarbeitern ist der Einsatz sinnvoll“, so Kaminsky. „Getaiplan“ ist derzeit auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Niederländisch verfügbar. Weitere Sprachen sollen demnächst jedoch folgen. Die Verarbeitung der Daten findet in Rechenzentren in Deutschland und in der EU statt. Dabei lege man großen Wert auf die Einhaltung der einschlägigen Datenschutz- und Datensicherheitsvorgaben sowie -empfehlungen. Zudem strebe man derzeit die entsprechende Zertifizierung an, erläutert der Firmenchef. „Eine besondere Stärke unserer Software ist die bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung“, sagt Kaminsky. Damit würden die Kunden befähigt, flexibel und durch die KI des Unternehmens optimal auf die Marksituation einzugehen sowie auf die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter zu achten.

Sogenannte „Collaboration Tools“ bietet die Valido GmbH aus Nürnberg-Boxdorf, eine Ausgründung der Schindlerhof Kobjoll GmbH, mit ihrer Valido-Toolbox. Sie soll Unternehmen bei der Kommunikation, Information und Mitarbeiterführung unterstützen. Außerdem gibt es die Möglichkeit für digitale Mitarbeitergespräche und betriebliches Vorschlagswesen. Die Kunden können sich aus der Tool-Box ihre Anwendungen nach den eigenen Bedürfnissen selbst zusammenstellen.

Eines der Tools ist die Mitarbeiter-App. „Das Thema ist gerade in der Pandemie durch die Decke gegangen“, berichtet Geschäftsführer Dr. Marcel Setzer. Alleine im letzten Jahr musste das Unternehmen deshalb die Server-Kapazitäten verdreifachen. Die Anwendung, die in den App-Stores verfügbar ist, läuft unter Android und IOS. Für kleine Unternehmen gibt es sie als Abo-Modell für bis zu 40 Lizenzen. „Größere Unternehmen bekommen die App in ihrem eigenen CI“, erläutert der Valido-Chef. Die Mitarbeiter-App soll Unternehmen bei der internen Kommunikation unterstützen. „Das ist eine Art mobiles Intranet auf dem Handy, das Unternehmen ermöglicht, auf kurzem Weg mit den Mitarbeitern zu kommunizieren“, sagt Setzer. Die Anwendung vereint dazu u. a. die Möglichkeiten eines Messenger-Dienstes, eines sozialen Netzwerks, einer Video-Konferenz-Funktion und eines Wikis. Außerdem ist ein vollwertiger Kalender integriert. Darüber hinaus sind Umfragen und Unterweisungen möglich. „Unternehmen können in der Anwendung beispielsweise den Workflow definieren“, erläutert der Geschäftsführer. Zusätzlich gibt es auch ein Feedback-Modul. Die Daten bleiben dabei komplett in Deutschland. „Deshalb soll unsere Video-Anwendung demnächst sogar in Schulen eingesetzt werden“, so Setzer.

Ein weiteres Tool beinhaltet das betriebliche Vorschlagswesen. Die Mitarbeiter können damit ihre Verbesserungsvorschläge per Smartphone einreichen. „Bei einem Kunden kommen damit bis zu 1 000 Verbesserungsvorschläge im Jahr zusammen“, berichtet der Firmenchef. Das dritte Tool „Max“ ist nach eigenen Angaben ein „Instrument zur Selbstreflexion“, eine Art digitales Mitarbeitergespräch, das ein 360-Grad-Feedback ermöglicht. Das System digitalisiert dabei das Leitbild des Unternehmens und ermöglicht ­eine Mitarbeiterbewertung.

Das Kollaborations-Tool ist für alle Branchen nutzbar. Ab etwa 20 Mitarbeitern ist es laut Marcel Setzer sinnvoll einsetzbar, der größte Anwender nutzt es mit etwa 20 000 Mitarbeitern weltweit.

Die Nürnberger Datev eG ist mit der Personio GmbH in München eine strategische ­Partnerschaft eingegangen, um die Digitalisierung von Prozessen im Bereich Human Resources (HR) von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) voranzutreiben. Dazu werden die Programme der Datev zur Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Personios HR-Management-Software für KMU über eine Schnittstelle verbunden. So können sämtliche HR-Prozesse vom Recruiting über das Personalmanagement bis zur Lohnabrechnung digital in einer Systemlandschaft abgebildet werden. Steuerkanzleien und mittelständische Unternehmen profitieren laut Datev damit von einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Lohnabrechnung und Personalverwaltung, die den manuellen Aufwand deutlich verringere, Zeit spare und Fehler in der Lohnbuchführung reduziere.

Die cloud-basierte Software von Personio wurde speziell für KMU mit bis zu 2 000 Beschäftigten entwickelt und ermöglicht HR-Prozesse vom Recruiting über das Personalmanagement bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Die Software lässt sich nach Unternehmensangaben einfach und schnell implementieren, Personalprozesse können damit individuell konfiguriert und Zugriffsrechte detailliert verwaltet werden. Dazu kommen die Datev-Lohn-Lösungen, mit denen monatlich die Gehaltsabrechnungen von rund 13,5 Mio. Arbeitnehmern erstellt werden. Sie decken alle spezifischen Lohnanforderungen branchenübergreifend ab, sind stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand und gewährleisten höchste Datensicherheitsstandards. Personio-Kunden müssen nicht Datev-Anwender sein: Der durchgängige Datenfluss funktioniert auch dann, wenn – wie in vielen kleinen und mittleren Unternehmen üblich – die Lohnabrechnung und weitere Personalprozesse an eine Steuerberatungskanzlei ausgelagert wurden. Eine Datenübernahme von Stammdaten aus Personio zu Datev ist über einen Import möglich. Mit dieser bestehenden Schnittstelle sind die Lösungen bereits bei etlichen gemeinsamen Kunden im Einsatz.